edv:emailumstellung []

Umstellung des Email-Servers

Belwue steigt als Dienstleister für Schulen quasi komplett aus und hat unseren Email-Server gekündigt
ab 23.05. könnt ihr nicht mehr auf eure Emails auf mbox1.belwue.de zugreifen.
wir ziehen um zu einem Dienstleister aus Baden-Württemberg, der gute Spamfilter hat und sein Rechenzentrum mit nachhaltigem Strom betreibt.
eure Email-Adressen bleiben dort unverändert erhalten, neue Mails landen in Zukunft eben nur auf einem anderen Server eines anderen Betreibers.
über den Button „Webmailer öffnen“ (s.o.) kommt ihr auf die Anmeldeseite des neuen Email-Servers.

neue Emails kommen ab 04.05. nur noch auf dem neuen Server an
für den neuen Server erhaltet ihr euer Erstpasswort per Dienst-Email auf den Belwue-Server (mbox1.belwue.de)
bitte mit der vollständigen E-Mail-Adresse einloggen, z.B. bilz@fwg-freiburg.de
ihr könnt euer neues Passwort auf dem neuen Server nach dem Einloggen dort selbst ändern:
Absendername und Signatur könnt ihr folgendermaßen einstellen:
bis zum 23.05. habt ihr Zugriff auf den alten Server und könnt alte Emails selbst per Email-Programm sichern bzw. teilweise auf den neuen Server überspielen. Wie das geht, erfahrt ihr unten.

Kurzbeschreibung des Verfahrens:
1. man installiert ein Email-Programm (z.B. Thunderbird) auf dem PC, auf dem die gesicherten Emails am Ende landen sollen.
2. der Zugang zum Belwue-Server wird eingerichtet (s.u. bei Thunderbird Konten einrichten)
3. zu sichernde Emails werden Stück für Stück ausgewählt und in einen im Email-Programm neu erstellten lokalen Ordner verschoben bzw. kopiert.
4. Dazu STRG + Klick zum einzelnen Auswählen von Mails oder erste zu selektierende Mail anklicken, Shift + Klick auf letzter Mail oder STRG + a zum Auswählen aller Mails oder erst über Suchfilter Anzeige auf bestimmte Mails beschränken und dann STRG + a zum Auswählen klicken. Anschließend per drag&drop selektierte Mails in lokalen Ordner ziehen zum Verschieben, bzw. beim Ziehen STRG-Taste gedrückt halten zum Kopieren.
Bilder dazu hier:

Ähnlich wie beim Sichern lokal auf dem PC/Laptop vorgehen, jedoch
im Emailprogramm den IMAP-Zugang zu beiden Email-Servern (Belwue und neuer Server) einrichten (s.u. bei Thunderbird Konten einrichten) und anschließend selektierte Mails vom alten Server per drag&drop in bestimmten Ordner auf neuem Server verschieben.

beim Belwue-Konto Kontakte als vcard exportieren und bei cloud4you wieder importieren:

wenn auf mehreren Endgeräten (z.B. Smartphone, Laptop, Festplatz-PC in der Schule, zu Hause) Thunderbird o.ä. läuft, hat man das Problem, dass man Kontakte, die man an einer Stelle erstellt hat, nicht auf den anderen Geräten findet. Man müsste sie händisch überall anlegen.
eine Lösung für dieses Problem bietet das CardDAV-Protokoll. Hierbei wird ein zentraler Speicherort (Cloud) genutzt, um die Adressbuchdaten zu verwalten. Die Email-Programme auf allen Endgeräten greifen auf diese zentrale Adressbuch-Datenbank zu und holen und senden in regelmäßigen Abständen Änderungen vom/zum Server.
die Einrichtung erfolgt in folgenden Schritten:
- einloggen auf der Nextcloud (https://nextcloud.fwg-freiburg.de)
- in Nextcloud oben auf Kontakte klicken, anschließend unten links auf Einstellungen.
- bei Kontakte im Einstellungs-Menü unten links auf die drei Punkte und Link kopieren wählen, was den Link für das zentrale Adressbuch in die Zwischenablage kopiert (Format: https://nextcloud.fwg-freiburg.de/remote.php/dav/addressbooks/users/zwerger/contacts/)
- Thunderbird öffnen und mit Alt+2 das Adressbuch anzeigen.
- Neues CardDAV-Adressbuch hinzufügen
- Username in Kleinbuchstaben! eingeben und Link aus Nextcloud einfügen.
- Passwort eingeben
- Alle Kontakte, die im Adressbuch Kontakte erstellt werden, werden nun automatisch mit der Nextcloud synchronisiert.
Das Vorgehen in Bildern

neue Kontakte können über das Adressbuch nach Vorauswahl des richtigen Adressbuchs Kontakte dort erstellt werden und werden automatisch mit der Nextcloud synchronisiert.
Beim Erstellen neuer Nachrichten kann das Adressbuch eingeblendet werden, damit hat man einen schnellen Überblick über die Kontakte und kann daraus Personen als Empfänger hinzufügen.